وحدة الاتصالات الإدارية
نبذة عن الوحدة
تُعدّ وحدة الاتصالات الإدارية من الوحدات الأساسية في الهيكل التنظيمي لعمادة الموارد البشرية، إذ تمثّل حلقة الوصل بين جهات الجامعة الخارجية والإدارات الداخلية للعمادة. وتختص بتنظيم وتوثيق جميع المراسلات والمعاملات الإدارية بما يضمن سرعة إنجازها ودقتها وسريتها. كما تعمل الوحدة على استقبال الصادر والوارد وتسجيله في الأنظمة المعتمدة وتوجيهه إلى الإدارات المختصة، وتحرص على أرشفة الوثائق إلكترونياً وورقياً لضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
المهام
الأسئلة الشائعة — وحدة الاتصالات الإدارية
١ هل يمكن قيد رقم وارد للمعاملات من خارج الجامعة عن طريق برنامج ديوان؟ ▼
نعم يمكن ذلك عن طريق خدمة (وارد)، رابط الخدمة: wared.ksu.edu.sa
٢ كم المدة المستغرقة لاستلام وتسليم المعاملة من داخل أو خارج الجامعة في برنامج ديوان؟ ▼
فور إحالة المعاملة بالبرنامج يتم استلامها وإحالتها للجهة المختصة ويتم إكمال باقي الإجراءات.
٣ هل يمكن تتبع المعاملة دون مراجعة الإدارات أو الوحدات التابعة لها؟ ▼
نعم يمكن ذلك عن طريق برنامج ديوان في أيقونة (البحث عن المعاملات) ثم (تتبع).
٤ في حال وجود نقص في المرفقات أو خطأ في معلومات الخطاب ما الذي يحدث للمعاملة؟ ▼
يتم إعادة المعاملة للجهة المقيدة لرقم الصادر مع وجود توجيه وملاحظات بسبب إعادتها.
٥ هل يشترط توقيع المعاملة قبل الإرسال؟ ▼
نعم يجب اعتمادها من صاحب الصلاحية قبل إرسالها.
٦ كيف يتم حفظ المعاملة؟ ▼
عن طريق إغلاق المعاملة أو إحالتها لترميز الملفات.
٧ ما المدة الزمنية لمعالجة المعاملات؟ ▼
تعتمد على نوع المعاملة، لكن يتم تحديد مدة معيارية لكل إجراء.
٨ ماذا أفعل إذا تأخرت معاملتي؟ ▼
يمكن التواصل مع الإدارة أو الوحدة عن طريق التواصل هاتفياً أو البريد الإلكتروني.
٩ من يحق له الاطلاع على المعاملات؟ ▼
فقط الأشخاص المخوّلون حسب الصلاحيات المحددة في النظام.