يتم طلب الملف من خلال نظام «متابع رصين» أو عبر مخاطبة وحدة الملفات رسمياً، بحسب الجهة الطالبة، مع تحديد بيانات الموظف والغرض من الطلب. ويتم تسليم الملف بعد التحقق من صلاحية الطلب وفق الإجراءات المعتمدة.

يتم إرسال الملف بعد استكمال إجراءات النقل الرسمية واستلام ما يلزم من الجهة المنقول إليها. وتختلف مدة الإجراء بحسب اكتمال المتطلبات والتنسيق بين الجهات.

يُقدم طلب رسمي إلى وحدة الملفات مع تحديد المستند المطلوب، ويتم تزويد المستفيد به وفق الصلاحيات والأنظمة المعتمدة.

يخضع الاطلاع على الملفات الوظيفية للصلاحيات والسياسات المعتمدة، ويمكن طلب المستندات المطلوبة من خلال القنوات الرسمية.

تتم مراجعة سجلات الاستلام والتسليم والبحث عن المستند، وفي حال تعذر العثور عليه تُتخذ الإجراءات النظامية اللازمة ويُشعر المختصون.

نعم، وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وبعد التحقق من اكتمال البيانات والمرفقات المطلوبة.

يتم استقبال المراجعين خلال أوقات الدوام الرسمي المعتمدة للجامعة.

يتم تزويد وحدة الملفات بالمستندات المطلوبة من خلال الجهة المختصة لاستكمال الملف.

تعمل الوحدة على الأرشفة الإلكترونية للملفات وفق الأنظمة والإجراءات المعتمدة في الجامعة.

يمكن متابعة الطلب من خلال نظام «متابع رصين» أو عبر التواصل مع وحدة الملفات.