1

أرشفة الملفات إلكترونياً

تقوم الوحدة بمشاركة بقية الوحدات بالإدارة بتنفيذ وتنظيم مشروع الأرشفة الإلكترونية للملفات.

2

طلبات متابع رصين

تزويد الإدارة المعنية بالملفات أو المستندات التي يتم طلبها من قبل إدارة عمادة الموارد البشرية.

3

ديوان المعاملات الواردة

1. يتم فرز جميع المعاملات الواردة بديوان وحفظها بملفات الموظفين الإلكترونية.
فتح الملفات استلام قرارات عقود العمل أو التعيين الجديد وفتح ملف الكتر وني بناءً على التوجيه المدون في القرار.

4

قرارات النقل

1- استلام قرارات نقل منسوبي الجامعة للعمل في الجهات الحومية وفهرستها وإعداد الخطابات وإرسال الملفات للجهات المنقولين لها وطلب الإفادة من قبلهم بالاستلام.

2- استلام ملفات المنقولين للجامعة والإفادة بإرسال خطابات رسمية للجهات التي انتقلوا منها.

3- إرسال ملفات المنقولين من الجامعة داخل المستشفيات الجامعية.

طلب استلام ومتابعة الملفات المرسلة للوحدة من قبل المستشفيات الجامعية سواء كان الموضوع نقل للجامعة أو تم طلبها عن طريق إحدى الإدارات التابعة لعمادة الموارد البشرية.

5

المطوية قيودهم

1- تنفيذ الطلبات للملفات المطوية قيودهم من الأرشيفات.
2- حفظ المعاملات الواردة للملفات المطوية قيودهم.
3- يرد البيان السنوية للمطوية قيودهم في نهاية العام الهجري ويترتب عليه ما يلي:

أ/ سحب وإخراج جميع ملفات الموظفين قيودهم من الأرف الخاصة بها في الوحدة.
ب/ فرز الملفات حسب كل فئة (سعودي - متعاقد - عامل).
ج/ ترتيب كل فئة بالتسلسل الأبجدي كي تحافظ في الأرشيفات التابعة للوحدة.